ZAPYTANIE OFERTOWE
na zaprojektowanie, stworzenie, wdrożenie
dedykowanego systemu Penta B2B wraz z przekazaniem licencji oraz na przeprowadzenie szkoleń specjalistycznych dla pracowników spółki Penta związanych z wytworzonym oprogramowaniem
Termin składania ofert do 01.08.2011 do godziny 12.00.
Dotyczy Projektu „Automatyzacja procesów biznesowych pomiędzy spółką Penta a firmami współpracującymi poprzez wprowadzenie innowacyjnego systemu Penta B2B" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy podpisanej z Agencją Rozwoju Pomorza S.A. w Gdańsku nr UDA-POIG.08.02.00-22-012/10-00 z dn. 15.06.2011r., Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne - zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, PROGRAM OPERACYJNY INNOWACYJNA GOSPODARKA, 2007-2013.
Informacje wprowadzające:
Penta sp. z o.o. zaprasza do składania ofert na zaprojektowanie, stworzenie i wdrożenie dedykowanego systemu Penta B2B wraz z przekazaniem praw autorskich oraz na przeprowadzenie szkoleń specjalistycznych związanych z wdrożonym oprogramowaniem.
Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.
Dane zamawiającego:
Dane korespondencyjne:
Penta Sp. z o.o.
ul. Władysława IV 43
81-395 Gdynia
projekt@penta.com.pl
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest:
1. Zaprojektowanie i stworzenie systemu Penta B2B, którego efektem finalnym będą dwa produkty integracji B2B :
a. Penta B2B Web (aplikacja webowa obsługiwana przez dowolną przeglądarkę, działająca na dedykowanym serwerze),
b. Baza danych, która będzie zawierać treści cyfrowe wytworzone wskutek realizacji projektu, niezbędna do działania aplikacji systemu Penta B2B.
2. Przeprowadzenie szkoleń specjalistycznych w ramach wdrożenia systemu.
3. Przekazanie praw autorskich.
Szczegółowe wymagania odnośnie przedmiotu zamówienia:
Charakterystyka systemu Penta B2B:
System Penta B2B będzie zaawansowanym i innowacyjnym rozwiązaniem typu B2B. Charakteryzować się będzie skalowalnością, wydajnością i niezależnością od platformy sprzętowej, na której będzie pracował. System zostanie zaprojektowany od podstaw jako jednolite rozwiązanie posiadające wszystkie elementy niezbędne do budowy nowoczesnej infrastruktury B2B łączącej firmę i jej partnerów biznesowych. Zakłada się, że dzięki takiej konstrukcji będzie bardzo łatwy do wdrożenia i administracji.
Innowacyjność systemu Penta B2B wyrazi się także w jego budowie i sposobie działania. System Penta B2B będzie składał się z dwóch aplikacji, które będą pracowały na dedykowanych serwerach w niezależnym środowisku. Zasadniczym zadaniem aplikacji Webowej (której dotyczy niniejszy przetarg) będzie zewnętrzne realizowanie (komunikacja z partnerami) procesów biznesowych automatyzowanych w spółce Penta oraz zapewnienie właściwej komunikacji z systemem Penta B2B CRM. Praca aplikacji Webowej będzie opierała się na dedykowanej bazie danych zawierającej treści cyfrowe.
Oprogramowanie aplikacji Webowej wykonane zostanie przy wykorzystaniu rozwiązań „open source” i będzie mogło pracować pod kontrolą dowolnego systemu operacyjnego. ‘Penta B2B Web’ będzie aplikacją webową, która do pracy będzie wymagała dowolnego serwerowego systemu operacyjnego, serwera WWW wraz z zainstalowanymi interpreterami i kompilatorami współczesnych, popularnych języków programowania oraz dowolnej bazy danych.
Planowany projekt Penta B2B przyniesie szereg korzyści poszczególnym działom firmy w automatyzowanych obszarach wsparcia B2B. W pracy przedsiębiorstwa można wyróżnić poniższe procesy biznesowe zachodzące na styku spółka Penta - partner, które zostaną wsparte:
1. Procesy biznesowe zachodzące na styku z dostawcami (hurtowniami)
Opisana poniżej automatyzacja procesów biznesowych wprowadza nowe, innowacyjne rozwiązania organizacyjne oparte o przepływ informacji w postaci danych cyfrowych wyłącznie pomiędzy współpracującymi przedsiębiorstwami: spółką Penta i partnerem z grupy dostawców. Nie zawiera żadnej interakcji z klientami spółki Penta (B2B lub B2C). W zakres wspierany przez realizowany projekt wchodzi tylko i wyłącznie komunikacja typu B2B z partnerami biznesowymi spółki Penta - z grupy dostawców.
i. Wyszukiwanie najkorzystniejszej ceny i dostępności:
obecnie: pracownik loguje się do serwisów poszczególnych dostawców (średnio 3-5) i wg przygotowanych zamówień weryfikuje cenę i ilości towarów. Ręcznie wyszukuje najlepsze oferty.
ze wsparciem systemu B2B: dzięki wykorzystaniu usług elektronicznych typu B2B system autoryzuje się w systemach dostawców i zaimportuje treści cyfrowe dotyczące cen i ilości towarów z przygotowanego uprzednio zamówienia. System automatycznie zweryfikuje każdego z dostawców, którzy mogą oferować każdą z pozycji zamówienia i określi najkorzystniejszą ofertę.
ii. Utrzymywanie stanów minimalnych:
obecnie: pracownik wyszukuje w stanach magazynowych towary, których stan zbliżył się lub znalazł poniżej zdefiniowanych stanów minimalnych. Następnie przygotowuje ich listę, loguje się do systemów dostawców, weryfikuje ceny i ilości, wyszukuje najkorzystniejsze oferty i na tej podstawie składa zamówienie korzystając z elektronicznych koszyków u dostawców.
ze wsparciem systemu B2B: system wymieni informacje cyfrowe z systemem księgowo magazynowym, ustali towary wymagające uzupełnienia i korzystając z elektronicznych usług typu B2B autoryzuje się w systemach partnerów, zweryfikuje ceny i dostępność towarów, zidentyfikuje najkorzystniejszą ofertę, przypisze towary do hurtowni i przedstawi gotowe zamówienia do akceptacji dla właściwego pracownika z możliwością modyfikacji. Po akceptacji, tak przygotowane zamówienia zostaną przy użyciu usług typu B2B wprowadzone do koszyków w systemach partnerów.
iii. Wyszukiwanie opisów i zdjęć w celach marketingowych:
obecnie: podczas przygotowywania ofert dla swoich klientów pracownicy spółki Penta korzystają z opisów i zdjęć produktów umieszczonych w systemach dostawców. Jest to czynność pracochłonna, gdyż wymaga zalogowania się do systemu partnera, wyszukania produktu i pobrania dla niego opisu i zdjęcia. Opracowanie oferty wydłuża się dodatkowo, ponieważ opisy produktów znajdujące się w systemach hurtowni są prezentowane w różnych formatach i formach prezentacji.
ze wsparciem systemu B2B: dla przygotowanej listy towarów system Penta B2B automatycznie, korzystając z komunikacji typu B2B, dokona autoryzacji w systemach dostawców i zaimportuje opisy i zdjęcia, które przedstawi pracownikowi jako ujednolicony opis uzupełniony o zdjęcia.
iv. Aktualizowanie cen i dostępności towarów na potrzeby strony www i cenników:
obecnie: pracownik ręcznie weryfikuje ceny i ilości towarów na potrzeby cenników i strony www. Ze względu na dużą pracochłonność tej czynności jest w stanie zaktualizować tylko małą część oferty w ciągu jednego dnia roboczego.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B będzie automatycznie, cyklicznie aktualizował znacznie większą niż obecnie bazę produktów (ponad 5 tys. pozycji) kilkukrotnie w ciągu doby dzięki wykorzystaniu komunikacji typu B2B z systemami dostawców.
v. Zarządzanie cyklem życia produktów:
obecnie: proces aktualizowania oferty towarowej spółki Penta (dodawanie nowych i usuwanie wycofanych ze sprzedaży produktów) charakteryzuje się znacznymi opóźnieniami związanymi z trudnościami z pozyskaniem informacji o nowych i wycofanych towarach z systemów dostawców (oferujących w ciągłej sprzedaży kilkadziesiąt różnych produktów). W chwili obecnej nowe produkty są dodawane w wyniku zamówienia takiego towaru przez klienta lub wiedzy własnej osób zarządzających tym procesem, a usuwane są najczęściej w wyniku niemożności realizacji kolejnych zamówień (na zamówienie klientów lub odtwarzanie stanów minimalnych).
ze wsparciem systemu B2B: wdrożony system Penta B2B będzie charakteryzował się szybkim czasem reakcji związanym z zarządzaniem cyklem życia produktu. Cały proces będzie zautomatyzowany, produkty dodawane do oferty po ich pojawieniu się w cennikach dostawców i usuwane zgodnie ze zdefiniowaną polityką (np. 3 tygodnie od ostatniego, niezerowego stanu – zabezpieczenie przed usunięciem towaru, który tylko chwilowo był niedostępny).
vi. Pobieranie i wprowadzanie faktur zakupowych:
obecnie: pracownik ręcznie wprowadza i weryfikuje poprawność danych z faktur zakupowych do systemu sprzedaży spółki.
ze wsparciem systemu B2B: wdrożony system B2B automatycznie, cyklicznie zaimportuje faktury zakupowe z systemu dostawców wykorzystując komunikację typu B2B i wprowadzi je do swojej bazy danych. Rola pracownika ograniczy się jedynie do zweryfikowania poprawności pozyskanych treści cyfrowych.
vii. Wyszukiwanie informacji o obniżkach cenowych i produktach promocyjnych:
obecnie: spółka Penta nie dysponuje żadnym narzędziem umożliwiającym bieżące śledzenie zmian cen. Wyszukiwanie produktów promocyjnych odbywa się poprzez zalogowanie się pracownika w systemie dostawcy i przeglądanie informacji o promocjach i wyprzedażach.
ze wsparciem systemu B2B: wdrożony system B2B korzystając z komunikacji typu B2B dzięki automatycznemu i cyklicznemu pobieraniu cenników od dostawców będzie identyfikował produkty promocyjne i wyprzedażowe oraz na bieżąco śledził zmiany cen produktów. Pozyskane informacje będą dostępne dla właściwych pracowników w postaci zestawień i wykresów.
viii. Zakup towarów:
obecnie: pracownik loguje się do systemów dostawców, wyszukuje towary wg uprzednio przygotowanych list zamówień i dodaje do koszyków ustalając ilości dla każdej pozycji osobno. Po przygotowaniu całego zamówienia zatwierdza je.
ze wsparciem systemu B2B: pracownik przygotowuje zamówienia korzystając z jednego katalogu produktów dostępnego lokalnie w systemie Penta B2B. Następnie system, wykorzystując posiadane informacje dotyczące cen i ilości towarów automatycznie rozdzieli zamówienia pomiędzy poszczególne hurtownie i przedstawi je pracownikowi. Po akceptacji zamówienia zostaną automatycznie, przy wykorzystaniu komunikacji typu B2B wprowadzone do systemów dostawców bez udziału pracownika.
ix. Zgłoszenia serwisowe:
obecnie: pracownicy działu serwisu logują się do systemów poszczególnych partnerów i ręcznie weryfikują towary reklamacyjne pod kątem okresu gwarancyjnego. Dla towarów objętych gwarancją pracownik wypełnia formularz RMA wymagany przez partnera (formularze RMA u różnych dostawców nie są spójne i zgodne), który będzie wykorzystany przy wysyłce reklamacyjnej.
ze wsparciem systemu B2B: korzystając z uprzednio wprowadzonej do systemu listy towarów, system Penta B2B wykorzystując komunikacja typu B2B zweryfikuje automatycznie okres gwarancyjny, wypełni właściwe formularze RMA w systemach dostawców, pobierze i przedstawi gotowe dokumenty pracownikowi umożliwiając ich wydruk.
x. Weryfikacja stanu zgłoszeń serwisowych:
obecnie: pracownicy działu serwisu, korzystając z aktualnej listy towarów wysłanych jako zgłoszenie reklamacyjne logują się systemów partnerów i ręcznie weryfikują status każdego zgłoszenia, aktualizując listę towarów w reklamacji.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z wewnętrznej listy zgłoszeń serwisowych automatycznie, cyklicznie będzie autoryzował się w systemach partnerów i weryfikował i aktualizował status poszczególnych zgłoszeń. Aktualna lista będzie dostępna lokalnie, w systemie Penta B2B dla pracowników działu serwisu.
2. Procesy biznesowe zachodzące z systemami sprzedaży aukcyjnej
Opisana poniżej automatyzacja procesów biznesowych wprowadza nowe, innowacyjne rozwiązania organizacyjne oparte o przepływ informacji w postaci danych cyfrowych wyłącznie pomiędzy współpracującymi przedsiębiorstwami: spółką Penta i partnerem z grupy serwisów aukcyjnych. Nie zawiera żadnej interakcji z klientami spółki Penta (B2B lub B2C) pozyskanymi przez serwis aukcyjny. W zakres wspierany przez realizowany projekt wchodzi tylko i wyłącznie komunikacja typu B2B z partnerami biznesowymi spółki Penta - z grupy serwisów aukcyjnych.
I. Wystawianie aukcji:
obecnie: pracownik loguje się do serwisu aukcyjnego, wypełnia wieloetapowy formularz aukcji, ręcznie przygotowuje część prezentacyjną i wprowadza zdjęcia. Dla każdego z serwisów aukcyjnych w/w czynności są powielane.
ze wsparciem systemu B2B: pracownik przygotuje raz aukcję w systemie Penta B2B, który korzystając z posiadanych treści cyfrowych automatycznie wypełni większość pól, wygeneruje wygląd na podstawie przygotowanych szablonów aukcji oraz przygotuje komplet zdjęć. Następnie korzystając z komunikacji typu B2B system Penta B2B autoryzuje się w serwisach aukcyjnych partnerów i wystawi aukcje wg założonej polityki (okres trwania, narzut na cenę, ilości, etc).
II. Pobieranie listy sprzedawanych przedmiotów:
obecnie: pracownik loguje się do serwisu aukcyjnego i ręcznie sprawdza aukcje i ilości sprzedanych towarów. Dla każdego z serwisów aukcyjnych w/w czynności są powielane.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z wewnętrznej listy wystawionych aukcji autoryzuje się w systemie partnera i przy wykorzystaniu komunikacji typu B2B weryfikuje i aktualizuje wielkość sprzedanych towarów. Aktualna lista będzie dostępna dla autoryzowanych pracowników spółki Penta. Ponadto system Penta B2B, będzie mógł automatycznie wystawić ponownie aukcje, na których sprzedała się mniejsza liczba towarów od założonej (dostępnej w magazynie spółki) zgodnie ze zdefiniowaną polityką sprzedaży.
III. Pobieranie listy sprzedanych towarów wraz z listą kupujących:
obecnie: pracownik loguje się do serwisu aukcyjnego i dla każdej aukcji zakończonej sprzedażą odczytuje listę kupujących wraz z ich danymi. Dla każdego z serwisów aukcyjnych w/w czynności są powielane.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z wewnętrznej listy wystawionych aukcji autoryzuje się w systemie partnera i przy wykorzystaniu komunikacji typu B2B weryfikuje sprzedaż towarów na aukcjach. Dla nowo sprzedanych towarów pobiera szczegółowe informacje o kupującym (które będą wykorzystane później m. in. przy generowaniu wysyłek w systemach firm kurierskich). Aktualna lista sprzedaży będzie dostępna dla autoryzowanych pracowników spółki Penta.
IV. Pobieranie listy komentarzy:
obecnie: pracownik wchodzi na strony internetowe serwisu aukcyjnego i w profilu spółki Penta przegląda wystawione jej komentarze. Dla każdego z serwisów aukcyjnych w/w czynności są powielane.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B przy wykorzystaniu usług typu B2B będzie automatycznie, cyklicznie pobierał komentarze wystawione spółce przez innych użytkowników oraz odpowiednio je grupował (podziała na pozytywne, negatywne, neutralne, serwis aukcyjny, aukcje, etc.) wraz z wyróżnieniem nowych komentarzy. Będzie możliwe takie zdefiniowanie polityki komentarzy w spółki, że system Penta B2B automatycznie wygeneruje pozytywny komentarz dla innego użytkownika w odpowiedzi na pozytywny komentarz wystawiony spółce i wprowadzi go do serwisu aukcyjnego partnera.
V. Wystawianie komentarzy:
obecnie: pracownik loguje się do serwisu aukcyjnego i ręcznie wprowadza odpowiedzi na komentarze innych użytkowników. Dla każdego z serwisów aukcyjnych w/w czynności są powielane.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B umożliwi pracownikowi wprowadzenie odpowiedzi na komentarze innych użytkowników (w tym jednej odpowiedzi zbiorczej na wiele komentarzy jednocześnie). Będzie znakował komentarze, które już otrzymały odpowiedź oraz, dzięki mechanizmowi opisanemu w poprzednim punkcie odciąży pracowników w odpowiadaniu na pozytywne komentarze. Wprowadzone treści zostaną przy użyciu komunikacji typu B2B wprowadzone do serwisów aukcyjnych partnerów po uprzedniej autoryzacji.
VI. Wyszukiwanie przedmiotów na aukcjach:
obecnie: pracownik przechodzi do serwisu aukcyjnego partnera i korzystając z dostępnych wyszukiwarek szuka interesujących go towarów. Dla każdego z serwisów aukcyjnych w/w czynności są powielane.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B przy wykorzystaniu usług typu B2B umożliwi jednoczesne przeszukanie wielu serwisów aukcyjnych wg zadanych kryteriów i przedstawi je pracownikowi.
VII. Przeglądanie aukcji innych użytkowników portalu aukcyjnego:
obecnie: przechodzi do serwisu aukcyjnego partnera, wyszukuje i przegląda interesujące go aukcje innych użytkowników. Dla każdego z serwisów aukcyjnych w/w czynności są powielane.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B przy wykorzystaniu usług typu B2B umożliwi jednoczesne przeszukanie wielu serwisów aukcyjnych pod kątem aukcji użytkownika, pobierze je i przedstawi pracownikowi.
3. Procesy biznesowe zachodzące z firmami usług kurierskich
Opisana poniżej automatyzacja procesów biznesowych wprowadza nowe, innowacyjne rozwiązania organizacyjne oparte o przepływ informacji w postaci danych cyfrowych wyłącznie pomiędzy współpracującymi przedsiębiorstwami: spółką Penta i partnerem z grupy firm oferujących usługi kurierskie. Nie zawiera żadnej interakcji z klientami spółki Penta (B2B lub B2C) do których wysyłane będą przesyłki. W zakres wspierany przez realizowany projekt wchodzi tylko i wyłącznie komunikacja typu B2B z partnerami biznesowymi spółki Penta - z grupy firm oferujących usługi kurierskie.
I. Zgłaszanie wysyłek:
obecnie: pracownik działu magazynu loguje się do systemu firmy kurierskiej, wprowadza dane wysyłki (kilkaset pól dla każdej), zgłasza do wysyłki i pobiera wygenerowaną naklejkę na paczkę.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z posiadanych informacji o wysyłce (odbiorca, parametry paczki, etc.) autoryzuje się w systemie firmy kurierskiej korzystając z komunikacji typu B2B, wprowadzi dane wysyłki, zgłosi wysyłkę, pobierze wygenerowaną nalepkę na paczkę w formie elektronicznej i wydrukuje ją lokalnie, na drukarce w magazynie.
II. Modyfikacja przesyłek:
obecnie: pracownik działu magazynu loguje się w systemie firmy kurierskiej i modyfikuje dane wybranej paczki.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z uaktualnionych danych automatycznie autoryzuje się z systemie firmy kurierskiej korzystając z komunikacji typu B2B, wykona aktualizację danych dla wskazanych wysyłek, pobierze aktualne nalepki na paczki i wydrukuje je lokalnie na drukarce w magazynie.
III. Weryfikacja statusu przesyłek:
obecnie: pracownik loguje się w systemie firmy kurierskiej, weryfikuje status wysłanych paczek wg listy wysyłek i aktualizuje ją.
ze wsparciem systemu B2B: korzystają z wewnętrznej listy wysyłek system Penta B2B autoryzuje się w systemie partnera korzystając z komunikacji typu B2B i automatycznie zaktualizuje ją. Aktualna lista wysyłek będzie dostępna dla autoryzowanych pracowników spółki Penta.
IV. Pobieranie informacji finansowych:
obecnie: pracownik loguje się w systemie firmy kurierskiej, weryfikuje status wysłanych paczek wg listy wysyłek i aktualizuje ją.
ze wsparciem systemu B2B: korzystając z wewnętrznej listy wysyłek system Penta B2B autoryzuje się w systemie partnera poprzez komunikację typu B2B i automatycznie zaktualizuje ją. Aktualna lista wysyłek będzie dostępna dla autoryzowanych pracowników spółki Penta.
4. Procesy biznesowe zachodzące z partnerami oferującymi porównywanie cen
Opisana poniżej automatyzacja procesów biznesowych wprowadza nowe, innowacyjne rozwiązania organizacyjne oparte o przepływ informacji w postaci danych cyfrowych wyłącznie pomiędzy współpracującymi przedsiębiorstwami: spółką Penta i partnerem z grupy firm oferujących porównywanie cen dla klientów końcowych. Nie zawiera żadnej interakcji z klientami spółki Penta (B2B lub B2C) pozyskanymi przez w/w systemy. W zakres wspierany przez realizowany projekt wchodzi tylko i wyłącznie komunikacja typu B2B z partnerami biznesowymi spółki Penta - z grupy firm oferujących usługi porównywania cen dla klientów końcowych.
I. Zgłaszanie produktów:
obecnie: pracownik ręcznie przygotowuje ofertę w formacie wymaganym przez firmę oferującą porównywanie cen.
ze wsparciem systemu B2B: pracownik będzie jedynie ustalał politykę publikowania produktów, a system B2B będzie automatycznie, cyklicznie generował ofertę i przekazywał ją do systemu porównywarki cen.
II. Dostosowanie ceny produktu:
obecnie: pracownik przechodzi na stronę porównywarki cen i weryfikuje atrakcyjność oferty cenowej oferowanych towarów. W razie potrzeby loguje się do panelu administracyjnego partnera i ręcznie modyfikuje ceny na bardziej konkurencyjne.
ze wsparciem systemu B2B: pracownik będzie jedynie ustalał politykę zmian cen, a system B2B będzie automatycznie, cyklicznie weryfikował ofertę i automatycznie modyfikował ceny wg założonej polityki.
III. Przeglądanie statystyk związanych z produktami:
obecnie: pracownik przechodzi na stronę porównywarki cen i ręcznie przygotowuje statystyki konkurencyjności oferty spółki Penta w długookresowym przedziale czasu.
ze wsparciem systemu B2B: pracownik będzie jedynie ustalał zakres przygotowywanych statystyk, a system B2B będzie automatycznie, cyklicznie weryfikował ofertę, gromadził ceny spółki oraz konkurencji i na żądanie prezentował zestawienia we wskazanym okresie czasu.
IV. Pobieranie informacji finansowych:
obecnie: pracownik loguje się do systemu partnera i ręcznie pobiera informacje finansowe: faktury VAT.
ze wsparciem systemu B2B: system będzie automatycznie, cyklicznie monitorował wielkość środków na koncie u partnera i w razie osiągnięcia stanu minimalnego wyśle alert do odpowiedzialnego pracownika. Ponadto zaimplementowane procesy B2B zautomatyzują pobieranie faktur pozostawiając operatorowi jedynie zatwierdzenie danych pobranych z systemu partnera i wprowadzonych do systemu Penta B2B.
5. Procesy biznesowe zachodzące z partnerem Google
Opisana poniżej automatyzacja procesów biznesowych wprowadza nowe, innowacyjne rozwiązania organizacyjne oparte o przepływ informacji w postaci danych cyfrowych wyłącznie pomiędzy współpracującymi przedsiębiorstwami: spółką Penta i partnerem Google. Nie zawiera żadnej interakcji z klientami spółki Penta (B2B lub B2C) pozyskanymi dzięki współpracy z Google. W zakres wspierany przez realizowany projekt wchodzi tylko i wyłącznie komunikacja typu B2B z partnerami biznesowymi spółki Penta - Google.
I. Przygotowanie nowej kampanii reklamowej:
obecnie: pracownik loguje się do systemu partnera i korzystając z odpowiednich formularzy przygotowuje i zatwierdza nową kampanię reklamową.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z komunikacji elektronicznej typu B2B automatycznie autoryzuje się w systemie firmy Google i automatycznie zainicjuje nową kampanię reklamową wg zdefiniowanych parametrów.
II. Zarządzanie trwającymi kampaniami reklamowymi:
obecnie: pracownik loguje się do systemu partnera i korzystając z odpowiednich formularzy zarządza trwającymi kampaniami reklamowymi w zakresie doboru słów kluczowych, ustalania ceny za przeklik, treści i położenia boksów reklamowych, dodawania i usuwania produktów a kampanii reklamowej oraz zakańczania wskazach kampanii.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z komunikacji elektronicznej typu B2B automatycznie autoryzuje się w systemie firmy Google i automatycznie będzie śledził trwające kampanie reklamowe dostosowując ich parametry wg zdefiniowanej przez użytkowników polityki (np. zmiana ceny za przeklik w zależności od zmieniającej się pozycji wyświetlania za tle konkurencji). Ponadto system będzie automatycznie kończył kampanie reklamowe (np. wg czasu trwania, nikłej skuteczności, przekroczenia budżetu, etc).
III. Generowanie raportów i analiz dotyczących skuteczności kampanii reklamowych:
obecnie: pracownik loguje się do systemu partnera i korzystając z odpowiednich narzędzi generuje analizy i raporty pokazujące różne aspekty trwających kampanii reklamowych.
ze wsparciem systemu B2B: system Penta B2B korzystając z komunikacji elektronicznej typu B2B automatycznie autoryzuje się w systemie firmy Google, pobierze treści i dane dotyczące trwający kampanii reklamowych, zastosuje je do dostosowania i regulacji kampanii oraz przygotuje raporty dla pracowników spółki Penta.
IV. Zarządzanie stanem konta:
obecnie ręcznie sprawdza stan konta (w razie potrzeby doładowuje je) oraz pobiera faktury VAT.
ze wsparciem systemu B2B: system będzie automatycznie, cyklicznie monitorował wielkość środków na koncie u partnera i w razie osiągnięcia stanu minimalnego wyśle alert do odpowiedzialnego pracownika. Ponadto zaimplementowane procesy B2B zautomatyzują pobieranie faktur pozostawiając operatorowi jedynie zatwierdzenie danych pobranych z systemu partnera i wprowadzonych do systemu Penta B2B.
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia będzie zaprojektowanie i stworzenie systemu Penta B2B Web, którego efektem finalnym będą dwa produkty integracji B2B (aplikacja i baza danych zawierająca treści cyfrowe niezbędne dla prawidłowej pracy wytworzonego systemu), wraz z wdrożeniem i niezbędnymi szkoleniami dla pracowników spółki Penta :
Aplikacja webowa
W aplikacji Penta B2B Web zaplanowano zastosować technologię typu klient-serwer, zakładając, iż użytkownicy będą komunikować się z systemem na zasadzie ‘cienkiego’ klienta. Do realizacji przyjęto model trójwarstwowy: klasy graniczne (komunikacja z użytkownikiem – formatki, interfejs), biznesowe (logika systemu) i sprzęg z bazą danych (wymiana informacji pomiędzy obiektami trwałymi a bazą danych). Dzięki temu zapewniono elastyczność w przyszłych, niezbędnych zmianach aplikacji w ramach dostosowywania do bieżących potrzeb spółki oraz użycia różnych baz danych.
Dla wykonania aplikacji webowej zaplanowano wykorzystanie języka PHP wraz z wykorzystaniem dedykowanych bibliotek (np. PEAR, CURL, MAIL, etc.), HTML oraz open-souce’wego serwera WWW. Komunikacja powinna się odbywać przy wykorzystaniu protokołu internetowego TCP/IP. Wszelkie niezbędne języki, kompilatory, interpretery i technologie są typu Open Source (bezpłatne), co powinno obniżyć ostateczny koszt systemu.
Aplikacja powinna współpracować z przez dowolną, aktualną przeglądarką WWW (MS Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, etc.) zainstalowaną w systemie operacyjnym użytkownika końcowego.
Klasy graniczne zostaną zainstalowane na serwerze, a wynik ich pracy będzie wyświetlany w przeglądarkach WWW na komputerach użytkowników końcowych (‘cienki klient’). Pozostałe oprogramowanie - klasy biznesowe oraz sprzęg z bazą danych będą zainstalowane i uruchamiane na serwerze. Całość aplikacji będzie zainstalowana i pracować będzie wyłącznie na dedykowanym serwerze. Należy położyć duży nacisk, aby aplikacja Penta B2B Web dysponowała bezpośrednim dostępem do bazy danych systemu – powinna ona pracować bezpośrednio na tym samym serwerze lub, w przypadku znaczącego wzrostu obciążenia bazy danych, na dedykowanym jej serwerze skomunikowanym z zastosowaniem szybkiego łącza. Na potrzeby komunikacji z aplikacją Penta B2B CRM aplikacja webowa będzie udostępniała usługi umożliwiające pełną wymianę niezbędnych informacji (sprzęg programowy zapewniający obsługę wszystkich założonych procesów biznesowych) - z zapewnieniem właściwych standardów bezpieczeństwa.
Wybór środowiska testowego i produkcyjnego, które umożliwi przeprowadzenie niezbędnych analiz, wykonanie projektu, implementacji i przeprowadzenie niezbędnych testów systemu) zostawiono w gestii wykonawcy systemu.
Aplikacja będzie obsługiwała założone procesy typu B2B - zgodnie analizami przygotowawczymi dostępnymi w siedzibie zlecającego.
Baza danych zawierająca treści cyfrowe
Aplikacja Penta B2B Web stanowią podstawę dla obsługi zewnętrznych partnerów spółki Penta działających w otoczeniu internetowym firmy. Warunkiem niezbędnym dla jej poprawnego działania i zapewnienia prawidłowej współpracy z partnerami oraz systemem Penta B2B CRM jest prawidłowo zaprojektowana i przygotowana baza danych dostosowana do wymagań struktury komunikacyjnej. Silnik bazy danych powinien zostać oparty o relacyjną bazę danych MySQL z możliwością migracji na bardziej wydajne silniki bazodanowe w zależności od potrzeb.
Szkolenia specjalistyczne
Zgodnie z harmonogramem zawartym w analizach przygotowawczych podczas wdrażania systemu Penta B2B Web zaplanowano przeprowadzenie 18 cykli szkoleń specjalistycznych podzielonych na 6 pakietów skierowanych do pracowników właściwych działów spółki Penta.
Zaplanowana realizacja projektu powinna być zgodna z założeniami analiz przygotowawczych, a w szczególności z wymaganiami technicznymi dla wykonanego oprogramowania oraz mieścić się w założonych terminach czasowych.
Dostarczenie kolejnych modułów w ramach wytwarzanego oprogramowania będzie wymagać od wykonawcy:
• starannego wykonania prac programistycznych (przygotowanie algorytmów, zdefiniowanie obiektów, zaprojektowanie struktury bazy danych i implementacja),
• przeprowadzenia testów funkcjonowania tworzonego oprogramowania,
• przeprowadzenie instalacji poszczególnych modułów oraz integracji zbiorczej wytworzonego oprogramowania na sprzęcie wnioskodawcy i jego uruchomienia (wdrożenia)
• przygotowanie dokumentacji użytkownika
Przeprowadzenie szkoleń specjalistycznych będzie wymagało od wykonawcy:
• przeprowadzenie 18 pakietów szkoleń specjalistycznych podzielonych na 6 cykli dla kadry pracowników spółki Penta zgodnie z harmonogramem dostępnym w analizach przygotowawczych,
• zweryfikowanie poprawności praktycznego wykorzystania przez pracowników systemu Penta B2B Web,
• przygotowanie, wypełnienie i przekazanie raportów z przeprowadzonych szkoleń specjalistycznych.
Spółka Penta sp. z o. o. dysponuje niezbędnymi analizami przygotowawczymi, opracowanymi specjalnie dla realizowanego projektu, opisującymi szczegółowo wymagania stawiane przed wytwarzanym systemem Penta B2B oraz zawierającymi szczegółowy projekt funkcjonalny aplikacji webowej Penta B2B Web, aplikacji obsługującej wewnętrzny system zarządzania spółki Penta B2B CRM i niezbędne bazy danych.
Analizy przygotowawcze dostępne są w wersji elektronicznej oraz wydrukowanej w siedzibie spółki Penta i na życzenie mogą zostać udostępnione oferentom.
Harmonogram realizacji zamówienia:
Szczegółowy harmonogram realizacji zamówienia zostanie określony w podpisanej umowie z wykonawcą.
Zakładane ramy czasowe dla wykonania systemu Penta B2B*.
Wymagania na zawartość oferty:
Oferta musi być złożona zgodnie z formularzem ofertowym przygotowanym przez Penta sp. z o.o., który jest integralną częścią niniejszego zaproszenia.
Penta sp. z o.o. nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Terminy:
Termin składania ofert ustala się na: 01.08.2011 r.
Termin związania z ofertą ustala się na 08.08.2011 r.
Termin wykonania poszczególnych modułów zamówienia – zgodnie z harmonogramem.
Termin wykonania całości zamówienia ustala się na: 30.06.2013 r.
Sposób porozumiewania się z Zamawiającym:
Monika Kwiecień
Koordynator projektu
GSM 608 311 672
Monika.Kwiecien@penta.com.pl
Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna spełniać poniższe wymagania:
- oferta powinna być wykonana w języku polskim,
- oferta powinna zostać przygotowana wg załączonego wzoru,
- każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę,
- cena powinna być podana w kwotach netto w złotych polskich,
- oferta powinna zawierać harmonogram płatności,
- należy wskazać osobę do kontaktów w sprawie oferty,
- należy wskazać adres mailowy do korespondencji,
- oferta musi myć wydrukowana i parafowana na każdej stronie, a podpis i pieczęć oferenta powinien znajdować się na ostatniej stronie. Wszystkie podpisy i parafowania powinny być wykonane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (uprawnioną zgodnie z odpisem Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub do oferty należy załączyć pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy,
- składana oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta, wartość oferty, termin ważności oferty, podpis oferenta – zgodnie z załączonym formularzem odpowiedzi,
- Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści po upływie terminu składania ofert,
- nie dopuszcza się składania ofert częściowych,
- w przypadku składania oferty drogą elektroniczną podpisana oferta musi być zeskanowana i przesłana w formacie PDF. Wersja oryginalną należy dostarczyć listem poleconym w terminie 7 dni.
Termin i sposób składania ofert:
Oferty należy składać do dnia 01.08.2011, do godziny 12.00.
Dopuszcza się składanie ofert drogą elektroniczną w formacie PDF lub DOC na adres mailowy Monika.Kwiecien@penta.com.pl
Kryteria wyboru oferty:
Każda oferta będzie oceniana poprzez punktację od 0 do 100 pkt., przy czym punkty będą przydzielane wg następujących kryteriów:
1) [0 - 100 pkt.] cena
Zamówienie do realizacji otrzyma ten Oferent, który otrzyma w ogólnej ocenie największą ilość punktów.
Zamawiający nie przewiduje trybu odwoławczego i zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania ofertowego bez podania przyczyny.
Firma Penta sp. Z o.o. zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru oferty, oraz odstąpienia od wyboru oferty bez podania przyczyny i ponoszenia jakichkolwiek.
Termin i sposób powiadomienia o wyborze oferty:
Informację o wynikach postępowania i wyborze najkorzystniejszej oferty prześlemy w formie pisemnej, fax-em lub drogą elektroniczną podmiotowi, który złożył najkorzystniejszą ofertę, najpóźniej do dnia 08.08.2011r.
Wobec powyższego prosimy o podanie w ofercie nr fax-u lub adresu poczty elektronicznej. Formularz Odpowiedzi dla Zapytania Ofertowego jest dołączony do niniejszego dokumentu.
Wzór zalecanej odpowiedzi dla formularza ofertowego:
Nazwa oferenta
Osoba kontaktowa
Dane oferenta
Telefon/fax oferenta
Adres a-mail oferenta
Termin wykonania zamówienia
Termin ważności oferty
Proponowany harmonogram płatności
Referencje
Cena
Uwagi
................ ................................
data pieczątka i podpis
*Zakładane ramy czasowe dla wykonania systemu Penta B2B
Lp. Okres realizacji Wyszczególnienie działań w ramach etapu
1 2 3
ETAP I
1 01-07-2011
-
30-09-2011 wykonanie I fazy systemu Penta B2B - opracowanie szkieletu aplikacji WEB-owej działającej na serwerze
2 wykonanie II fazy systemu Penta B2B - opracowanie bazy danych dla aplikacji WEB-owej działającej na serwerze
ETAP II
1 01-10-2011
-
31-12-2011 wykonanie III fazy systemu Penta B2B - zautomatyzowanie wymiany danych i informacji oraz integracja systemu Penta B2B z ośmioma dostawcami towarów
2 wykonanie III fazy systemu Penta B2B - zautomatyzowanie wymiany danych i informacji oraz integracja systemu Penta B2B z jednym serwisem aukcyjnym
3 wykonanie IV fazy systemu Penta B2B – wprowadzenie do bazy danych treści cyfrowych pozyskanych od partnerów i przetworzonych na potrzeby systemu Penta B2B niezbędnych do prawidłowej pracy systemu Penta B2B
ETAP III
1 01-01-2012
-
31-03-2012 wykonanie V fazy systemu Penta B2B - zautomatyzowanie wymiany danych i informacji oraz integracja systemu Penta B2B z pięcioma partnerami z grupy porównywarek cenowych
2 wykonanie VI fazy systemu Penta B2B – wprowadzenie do bazy danych treści cyfrowych pozyskanych od partnerów i przetworzonych na potrzeby systemu Penta B2B niezbędnych do prawidłowej pracy systemu Penta B2B
3 zakup czterech serwerów (na potrzeby aplikacji webowej (1) oraz systemu wewnętrznego CRM (3) ) wraz z niezbędnym oprogramowaniem
4 przeprowadzenie pierwszego cyklu szkoleń specjalistycznych zawierającego sześć pakietów szkoleniowych
ETAP IV
1 01-04-2012
-
30-06-2012 wykonanie VII fazy systemu Penta B2B - zautomatyzowanie wymiany danych i informacji oraz integracja systemu Penta B2B z systemem Google – pierwszy etap
2 wykonanie VIII fazy systemu Penta B2B – wdrażanie CRM – pierwszy etap
3 przeprowadzenie drugiego cyklu szkoleń specjalistycznych zawierającego sześć pakietów szkoleniowych
ETAP V
1 01-07-2012
-
30-09-2012 wykonanie IX fazy systemu Penta B2B - zautomatyzowanie wymiany danych i informacji oraz integracja systemu Penta B2B z systemem Google – drugi etap
2 wykonanie X fazy systemu Penta B2B – wdrażanie CRM – drugi etap
3 wykonanie XI fazy systemu Penta B2B – wykonanie komunikacji pomiędzy aplikacją webową a systemem CRM – pierwszy etap
4 przeprowadzenie trzeciego cyklu szkoleń specjalistycznych zawierającego sześć pakietów szkoleniowych
ETAP VI
1 01-10-2012
-
31-12-2012 wykonanie XII fazy systemu Penta B2B – wdrażanie CRM – trzeci etap
2 wykonanie XIII fazy systemu Penta B2B – wykonanie komunikacji pomiędzy aplikacją webową a systemem CRM – drugi etap
3 przeprowadzenie czwartego cyklu szkoleń specjalistycznych zawierającego sześć pakietów szkoleniowych
ETAP VII
1 01-01-2013
-
31-03-2013 wykonanie XIV fazy systemu Penta B2B – wdrażanie CRM – czwarty etap
2 wykonanie XV fazy systemu Penta B2B - zautomatyzowanie wymiany danych i informacji oraz integracja systemu Penta B2B z systemami dwóch partnerów z grupy serwisów aukcyjnych
3 wykonanie III fazy systemu Penta B2B - zautomatyzowanie wymiany danych i informacji oraz integracja systemu Penta B2B z jednym dostawcą usług kurierskich
4 przeprowadzenie piątego cyklu szkoleń specjalistycznych zawierającego sześć pakietów szkoleniowych
ETAP VIII
1 01-03-2013
-
30-06-2013 wykonanie XVI fazy systemu Penta B2B – wdrażanie CRM – piąty etap
2 wprowadzanie poprawek i usprawnianie funkcjonalności systemu Penta B2B
3 przeprowadzenie szóstego cyklu szkoleń specjalistycznych zawierającego sześć pakietów szkoleniowych