Systemy ERP i CRM – porównanie rozwiązań

Systemy ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) oraz systemy CRM (z ang. Customer Relationship Management) to dwa typy oprogramowania najczęściej wykorzystywane przez firmy. Obydwa systemy stanowią wsparcie w prowadzeniu biznesu, a także umożliwiają zarządzanie oraz optymalizację procesów. Systemy mogą się wzajemnie przenikać i skutecznie uzupełniać, ale każdy z nich zaspokaja inne potrzeby organizacji. Oprogramowanie CRM skupia się przede wszystkim na procesach związanych z nawiązaniem i utrzymaniem relacji z klientami, natomiast system ERP jest znacznie bardziej rozbudowany i obejmuje całokształt procesów zachodzących w danej firmie.

Z wykorzystaniem systemów wykonywanie wielu codziennych czynności w pracy staje się łatwiejsze i przebiega sprawniej, co z kolei realnie wpływa na generowane zyski. Odpowiednio dobrane systemy zwiększają ponadto produktywność pracowników, a w rezultacie podnoszą efektywność całej firmy. Systemy ERP i CRM minimalizują również ryzyko występowania błędów w procesach.

Główne zastosowanie systemów ERP i CRM

System CRM pozwala przede wszystkim na organizowanie i automatyzowanie działań – np. planowanie kontaktów z kontrahentami. Co przekłada się na sprawniejszą i wydajniejszą obsługę klienta. Automatyzacja procesu wpływa na pozyskiwanie większej liczby nowych klientów. Z kolei lepsze zorganizowanie komunikacji, podwyższa lojalność klientów już obsługiwanych. Co więcej rzetelna identyfikacja możliwości biznesowych oraz potencjalnych klientów lub partnerów wpływa na wzrost sprzedaży. Z kolei poprzez zarządzanie procesem sprzedaży system wpływa na podniesienie efektywności działań sprzedażowych i marketingowych. Narzędzia zawarte w systemie CRM pozwalają użytkownikom lepiej zrozumieć ewentualnych nabywców i zoptymalizować kampanie marketingowe w oparciu o przejrzyste dane.

Głównym przeznaczeniem systemu ERP jest natomiast standaryzacja procesów biznesowych, co umożliwia uporządkowanie danych. Zarządzanie łańcuchem dostaw (zakupy, magazyny, sprzedaż, logistyka) pozwala natomiast na kontrolę kosztów. System umożliwia także prowadzenie księgowości i analiz finansowych, co pozwala na dostęp do przekrojowych analiz ułatwiających podejmowanie strategicznych decyzji. Z wykorzystaniem zebranych informacji, często przechowywanych pod ujednoliconym pulpitem nawigacyjnym, wszyscy użytkownicy mogą być na bieżąco o wszystkim informowani. Zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami wpływa na zwiększenie efektywności organizacyjnej. W rezultacie możemy zaobserwować poprawę wyników sprzedaży i zwiększenie zysków przedsiębiorstwa.

Podstawowe różnice pomiędzy systemami

Zasadnicze różnice związane są z obszarami przedsiębiorstwa. System ERP pomaga automatyzować i organizować wiele zadań, takich jak czynności handlowe, finansowe, czy kadrowo płacowe. Ponadto umożliwia prowadzenie wszelkich rozliczeń firmowych, zarówno z klientami, dostawcami, jak też  podatkowych i tych związanych z ZUS-em. CRM natomiast wspomaga zarządzanie i ujednolicenie procesów marketingowych, obsługi klienta i sprzedaży. System ERP skupia się w większym stopniu na procesach zachodzących w całej organizacji. Czyli na tej stronie działalności firmy, której nie widać z perspektywy klienta. Dynamizuje i usprawnia pracę przedsiębiorstwa. Działalność systemów CRM widoczna jest na zewnątrz, ponieważ dotyczy takich obszarów, jak marketing, czy współpraca z klientami. Zatem kolejna różnica pomiędzy ERP a CRM jest taka, że ERP pomaga usprawnić działanie procesów, a CRM przede wszystkim działanie zespołu.

Główny cel systemu ERP stanowi integracja wszystkich procesów biznesowych przedsiębiorstwa w bazie danych systemu. Oprogramowanie gromadzi, a następnie integruje dane na potrzeby analiz. W rezultacie może pomóc firmie osiągać jej strategiczne cele oraz wskazać pola, które należy usprawnić. Program ERP pomaga w organizacji i automatyzacji wszelkie procesów występujących w różnych obszarach przedsiębiorstwa. System CRM również pozwala organizować i automatyzować procesy, jednak jego zasięg jest znacznie mniejszy. CRM pomaga zarządzać, ujednolicać i usprawniać wyłącznie procesy sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.

CRM czy ERP? Który system wybrać dla swojej firmy?

Podstawowymi przesłankami, że firma powinna skorzystać z systemu ERP i/lub CRM są nieefektywność, niezadowolenie klientów i utrata rentowności. Użyteczność systemów dla poszczególnych przedsiębiorstw może różnić się zarówno ze względu na wielkość firmy, branżę czy profil działalności. Trafnym wyborem dla mniejszych przedsiębiorstw, szczególnie dla tych skupionych na działalności usługowej, może okazać się inwestycja w rozwiązanie CRM. Jeżeli chcemy przyspieszyć rozwój organizacji, CRM usprawni proces pozyskiwania nowych klientów, a także wpłynie na poprawę relacji z dotychczasowymi. Ponadto pomoże umocnić wizerunek firmy na zewnątrz. Więcej informacji na temat systemu CRM znajdziesz w artykule ”System CRM operacyjne centrum nowoczesnej firmy”.

Z kolei firmy, których działalność opiera się na obrocie towarowym więcej korzyści zauważą po wdrożeniu systemu ERP. Rozwiązanie umożliwi kontrolę nad magazynami, sprzedażą i produkcją. Dobrym wyborem okazuje się system ERP o charakterze modułowym. Pozwala to na wdrożenie tylko niezbędnych modułów zgodnych z potrzebami na obecnym etapie rozwoju firmy, a następnie stopniową rozbudowę systemu o bardziej zaawansowane narzędzia. Więcej informacji na temat systemu ERP znajdziesz w artykule ”System ERP informatyczny kręgosłup firmy”.

Korzyści z wdrożenia obydwu rozwiązań

Niezależnie jednak od tego, który system zostanie wprowadzony jako pierwszy, zazwyczaj w miarę rozwoju organizacji pojawia się potrzeba wdrożenia również drugiego typu oprogramowania. Systemu ERP i CRM uzupełniają się, dlatego warto zadbać, aby były zintegrowane w sposób, który pozwala uniknąć wykonywania tych samych czynności dwukrotnie, osobno w każdym systemie. Ponadto wiele firm technologicznych, wychodzi na przeciw potrzebom klientów i oferuje własne rozwiązania CRM w pełni zintegrowane z ERP. Wprowadzenie ERP i CRM równolegle, pozwoli jednocześnie zwiększyć zyski, a poprzez kontrolę nad produkcją, magazynowaniem i sprzedażą, w rezultacie obniżyć koszty. Wdrożenie systemów ma na celu zapewnienie przedsiębiorstwu dynamicznego rozwoju i wzrostu na rynku. Ponadto skutecznie wpływa na budowanie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz. Co więcej odpowiednio zintegrowane systemy zapobiegają wykonaniu tej samej czynności dwukrotnie oraz pozwalają na poszerzanie zakresu usług firmy.

Jeśli posiadasz już system ERP to może okazać się, że wdrażanie osobnego systemu CRM jest zbędne. Być może posiadany system ERP zawiera już wszystkie niezbędne funkcjonalności lub wbudowany moduł CRM. Współczesne systemy ERP w coraz większym stopniu odpowiadają za zarządzanie wszystkimi obszarami firmy, tak więc również sprzedażą i kontaktem z klientem. Warto zatem szczegółowo przeanalizować potrzeby swojego przedsiębiorstwa, ponieważ istnieją firmy, które będą potrzebowały jedynie ERP lub wyłącznie rozbudowanego CRM’a. Wybierając rozwiązanie warto zatem przede wszystkim zadać sobie pytanie o cele, jakie chcemy osiągnąć dzięki oprogramowaniu, jakich informacji o klientach potrzebujemy oraz jaką zmianę osiągniemy w naszej firmie.

Wybierz właściwie 

Podczas wyboru rozwiązania przede wszystkim powinniśmy zapoznać się z funkcjonalnościami systemu i korzyściami z nich wynikającymi. Istotne także, aby wybrany system posiadał szerokie możliwości startowe oraz bogatą ofertę standardową. Kluczowe jest jednak uwzględnienie indywidualnych potrzeb użytkownika. Znaczenie ma zatem poziom otwartości systemu, czyli możliwość stworzenia spersonalizowanych rozwiązań. Znaczącą korzyścią są narzędzia dedykowane dla danej branży lub w celu obsługi konkretnego procesu. Rozbudowany standard oraz ciekawe rozszerzenia indywidualne przekładają się na poprawę ergonomii pracy, a w rezultacie zwiększenie wydajności organizacji.

Warto również sprawdzić oceny oprogramowania i jego dostawcy, czy zapoznać się z posiadanymi referencjami. Ponadto istotne jest także rozeznanie, czy oprogramowanie jest technologicznie innowacyjne i będzie rozwijane wraz ze zmieniającymi się trendami. Warto również zweryfikować, czy system spełnia wymagania biznesowe firmy oraz czy zapewni zgodność z zarówno krótko-, jak i długoterminowymi celami organizacji. Pod kątem technicznym kluczowy aspekt stanowi kompatybilność z posiadanymi systemami IT. Przy wyborze dostawcy rozwiązania wskazane jest także poznanie możliwości firmy wdrożeniowej w zakresie szkoleń pracowników czy wsparcia powdrożeniowego. Warto także rozważyć stałą współpracę z firmą implementującą oprogramowanie pod kątem serwisu, co stanowi gwarancję ciągłości działania systemu oraz natychmiastowe wsparcie w ramach umowy.

Zachęcamy do odwiedzania naszego Bloga oraz do zapoznania się z ofertą naszego sklepu internetowego.