Cyfrowe Biuro Rachunkowe – zmaksymalizuj efektywność swojej organizacji

Obsługa klientów na najwyższym poziomie oraz dbałość o najdrobniejsze szczegóły są w księgowości elementami kluczowymi. Dlatego  zwiększając liczbę klientów najistotniejsze jest zachowanie wysokiej jakości wykonywanych usług. Takie możliwości stwarza nowoczesne oprogramowanie dla biur rachunkowych, które umożliwia obsługę większej niż dotychczas liczby firm poprzez automatyzację wielu procesów. Cyfrowe biuro rachunkowe, to odpowiednio dobrany zestaw narzędzi w rezultacie pozwalający na dużą oszczędność czasu, co przekłada się również na redukcję kosztów przeznaczanych na obsługę kontrahentów.

Oprogramowanie dla biur rachunkowych umożliwia m.in.: szybkie sczytywanie danych z dokumentów jedno- i wielostronicowych poprzez zastosowanie mechanizmu OCR, a także sprawne przygotowywanie raportów, czy podział obowiązków. Odpowiednio dobrany system umożliwia także wybór odpowiedniego profilu do zarządzania obiegiem dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a firmą względem obowiązujących procesów. Co więcej, możliwość dostarczania dokumentów w formie online, a także wbudowany komunikator umożliwiają pozostanie w stałym kontakcie z klientami i zapewnienie im dogodnej opieki. Optymalizacja współpracy z biurem rachunkowym poprzez zapewnienie wielu ścieżek komunikacji jest kluczowe dla wygody przedsiębiorcy. Transformacja cyfrowa każdego roku obejmuje coraz więcej obszarów. Integracja z nowoczesnymi technologiami, również w zakresie księgowości staje się koniecznością. Warto wdrażać rozwiązania, które ułatwiają prowadzenie firmy, a jednocześnie podnoszą jakość oferowanych usług.

Co charakteryzuje biuro rachunkowe online?

Biuro rachunkowe online specjalizuje się przede wszystkim w obsłudze klientów na odległość. Rozwiązanie zapewnia tym samym swobodny przepływ informacji i komfortową wymianę danych. Klient nie potrzebuje pojawiać się fizycznie w biurze rachunkowym, czy korzystać z wysyłki dokumentów w tradycyjnej formie papierowej firmą kurierską lub pocztą. Przekaz dokumentów coraz częściej występuje wyłącznie w formie elektronicznej, a przedsiębiorcy otrzymują wiele dokumentów w formie e-faktur. W takich sytuacjach ich drukowanie oraz fizyczne przekazywanie generuje niepotrzebne koszty. Dokumenty można przekazać księgowej poprzez e-mail lub wgrywając na wybrany dysk. Takie rozwiązanie jednak nie pozwala na pełną kontrolę przekazywanych dokumentów, dlatego warto skorzystać z dedykowanych narzędzi dostępnych na rynku. Odpowiednie oprogramowanie nie tylko pozwala na przekazywanie dokumentacji w czasie rzeczywistym, ale także pełny nadzór ustalonego procesu.

Co więcej, korzystanie z oprogramowania do kompleksowego zarządzania przepływem informacji w biurze rachunkowym, pozwala również na automatyzacje powtarzalnych czynności. W rezultacie usprawnienie działań następuje zarówno po stronie przedsiębiorstwa, jak i biura rachunkowego. Automatyzacja części procesów to także ograniczenie ewentualnych błędów ludzkich. Biuro rachunkowe online to także wbudowany kalendarz umożliwiający tworzenie harmonogramów oraz pozwalający na przypisywanie do pracowników rutynowych zadań.

Ponadto, od dłuższego czasu obserwujemy znaczny wzrost działań prodigitalizacyjnych w biznesie. Konieczność trzymania dystansu społecznego zapoczątkowana przez pandemie zmusiła wiele przedsiębiorstw do pracy w trybie zdalnym. Co za tym idzie wiele firm zostało zmuszonych do wprowadzenia rozwiązań pozwalających na stabilne funkcjonowanie w warunkach home office. W rezultacie możliwości technologiczne pozwalające na zdalne wykonywanie obowiązków zyskały na popularności. Z pracy w trybie zdalnym skorzystała zdecydowana większość pracowników biurowych, w tym również księgowych. Wszystko powyższe, nie byłoby możliwe, gdyby nie odpowiednie rozwiązania informatyczne, dostępne dziś dla księgowych pracujących zdalnie. Warto zatem wdrażać dostępne rozwiązania nie tylko po to aby podnieść wydajność biznesu, ale także uatrakcyjnić ofertę swojego biura rachunkowego względem konkurencji korzystającej z nowoczesnych technologii.

Jak wygląda współpraca poprzez biuro rachunkowe online?

Księgowy zaznacza wszystkie otrzymane faktury kosztowe oraz wysyła je do przetworzenia przez mechanizm OCR. Następnie dokonuje weryfikacji poprawności wyboru schematów księgowych zaczytanych przez OCR danych. Działanie może zostać dodatkowo zoptymalizowane jeżeli klient wgrywa faktury bezpośrednio z wykorzystaniem swojego panelu. Mechanizm OCR na bieżąco przetwarza dokumenty, a księgowy w każdej chwili może je zweryfikować. W rezultacie, przedsiębiorca zyskuje dostęp do archiwum prowadzonej przez siebie działalności w formie elektronicznej. W innym scenariuszu dokumenty mogą być wgrywane przez biuro rachunkowe, a klient wykorzystuje dedykowany panel wyłącznie do podglądu procesowanych dokumentów. Różnego typu systemy stwarzają mnóstwo możliwości obsługi klientów, a biuro rachunkowe może wybrać najwygodniejszą formę dla swojej firmy. Rozwiązanie usprawnia pracę zespołu księgowych, ale przede wszystkim poprawia także komfort współpracy po stronie przedsiębiorcy. Klient w dowolnym momencie może zalogować się do swojego konta w systemie księgowym i pobrać potrzebne mu dane finansowe.

Dlaczego biuro rachunkowe online przeważa nad tradycyjną formą obsługi?

Biuro rachunkowe online to liczne korzyści. Taka forma współpracy nie wyklucza możliwości tradycyjnej obsługi. Zapewnia jednak dodatkowe funkcjonalności i charakteryzuje się większą odpornością na czynniki zewnętrzne oraz zdarzenia losowe.

• Cyfrowe biuro rachunkowe funkcjonuje nieustannie – 24 godziny przez 7 dni w tygodniu. Klient o dowolnej porze może przesłać dokumenty do systemu księgowego biura rachunkowego. Co więcej, w każdej chwili może także wysłać zapytanie swojemu księgowemu, czy zalogować się do systemu księgowego, aby samodzielnie pozyskać pewne informacje.
• Z wykorzystaniem oprogramowania zarówno pracownicy biura rachunkowego, jak i przedsiębiorcy, mogą współpracować z dowolnego miejsca. Użytkownicy nie potrzebują przebywać w siedzibie firmy, co stanowi doskonałe rozwiązanie w przypadkach twardego lockdownu.
• Usługi księgowe online zapewniają też dostęp do wykwalifikowanych specjalistów bez potrzeby zatrudniania ich w siedzibie firmy, a co za tym idzie istnieje możliwość rekrutacji na terenie całego kraju. Przedsiębiorcy zaś, szczególnie w okresie pandemii, doceniają możliwość zdalnego dostępu do dokumentacji i elektronicznego przesyłania dokumentów. W rezultacie biuro rachunkowe może świadczyć usługi dla klientów nie tylko w lokalizacji siedziby firmy, czy posiadanych oddziałów.
• Narzędzie stanowi dodatkowe zabezpieczenie w przypadku kradzieży sprzętu komputerowego, awarii lub niespodziewanych zdarzeń. Żadne dane nie są przechowywane bezpośrednio na dysku komputera, ale w chmurze. W rezultacie w żadnej sytuacji losowej nie zostaną utracone, a dostęp może zostać przywrócony z dowolnego urządzenia.

Powyższych możliwości nie zapewnia tradycyjne biuro rachunkowe. Decydując się na rozwój swojej organizacji, warto zatem przeanalizować korzyści wynikające z wdrożenia nowoczesnych technologii i wybrać narzędzia najlepsze dla swojej firmy.

Propozycja Penta – rozwiązanie Symfonia Biuro Rachunkowe Online

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, w swojej ofercie posiadamy rozwiązanie dedykowane dla biur rachunkowych polecane przez naszych specjalistów – Symfonia Biuro Rachunkowe Online.

• Kluczowe możliwości platformy znajdziesz w opisie rozwiązania dostępnym na naszej stronie – Symfonia Biuro Rachunkowe Online.
• Z samym systemem możesz także zapoznać się przechodząc do naszego webinarium dostępnego na platformie YouTube – Symfonia Biuro Rachunkowe Online – Twoje cyfrowe biuro rachunkowe [Webinarium].

Zapraszamy do zapoznania się z artykułami w Aktualnościach i na naszym Blogu, Zachęcamy też do odwiedzenia naszego sklepu internetowego.