Elektroniczna faktura czyli pierwszy krok w procesie cyfryzacji firm

Elektroniczna faktura pozwala specjalistom zaoszczędzić sporo czasu, a więc poświęcić go więcej na bardziej strategiczne działania dla firmy. Wystawisz, prześlesz, odbierzesz i nawet zaksięgujesz efakturę bez potrzeby odchodzenia od biurka. Wyeliminujesz ryzyko nie dostarczenia na czas, utraty i nikt więcej nie będzie się tłumaczył, że poczta mu nie dostarczyła Twojej faktury. Przy okazji przysłużysz się środowisku naturalnemu ratując kilka drzew.

Elektroniczna faktura w procesie cyfryzacji firm

Cyfrowe fakturowanie to jedno z niewątpliwie najbardziej podstawowych rozwiązań dla przedsiębiorców w procesie transformacji cyfrowej. W obiegu gospodarczym dąży się obecnie do zrównania wersji papierowej dokumentów z wersją elektroniczną. Elektroniczna faktura to tylko część działań w tym kierunku, jednak w okresie pandemii i przyspieszeniu automatyzacji działań, e-faktury stały się kluczowe dla prowadzenia zdalnej księgowości.

Zalety elektronicznej faktury

Mimo wątpliwości i przyzwyczajenia do obiegu papierowych dokumentów coraz więcej przedsiębiorców zainteresowało się już cyfryzacją działań firmy. E-faktura i wymiana dokumentów drogą internetową pozwala uniknąć wielu błędów popełnianych w trakcie ręcznego tworzenia dokumentu. Automatyzacja tych procesów wymaga co prawda inwestycji w nowe technologie, jest to jednak nieuniknione, dlatego warto już teraz skupić się na zaletach takiej inwestycji. Korzystanie z księgowości on-line to wbrew pozorom oszczędność. Zmniejszają się dzięki temu zarówno koszty pracy, jak i wysyłki. Dostępność danych z każdego miejsca na świecie daje także możliwość ciągłego kontrolowania działań. Ogólne procesy cyfryzacji pozwalają także specjalistom zaoszczędzić sporo czasu, a więc poświęcić go więcej na bardziej strategiczne działania dla firmy.

Jak wprowadzić nowe standardy?

Przede wszystkim wystawianie faktury wymaga zgody kontrahenta. E-faktury należy także korygować w takiej samej formie oraz przechowywać dla wiarygodności w takim samym formacie, w jakim zostały przesłane. Fakturę elektroniczną przechowuje się tak samo jak papierową, przy czym należy zadbać o odpowiednią archiwizację. Organy podatkowe powinny posiadać natychmiastowy i ciągły dostęp do tak wystawianych faktur. Aby możliwe było automatyczne pobranie danych z pliku wprowadzono nowe standardy elektronicznego fakturowania. Pierwszy taki program został opracowany przez Sage i polega na dodawaniu do pliku PDF metadanych, czyli wszystkich danych księgowych. Dokument jest w tym standardzie generowany przy użyciu odpowiedniego oprogramowania od Sage. Dotychczas odczyt danych z pliku PDF był czasochłonny i powodował błędy. Nowy standard wprowadzony przez Sage pozwolił stworzyć elektroniczną fakturę w formie faktycznej e-faktury zamiast zwykłego pliku PDF przesyłanego drogą elektroniczną.

Fakturowanie online

Wiele mikro i małych firm, począwszy od tych jednoosobowych od dawna posługuje się fakturami elektronicznymi gdyż korzystają do ich wystawiania z internetowych serwisów stworzonych właśnie do wystawiania dokumentów fiskalnych, ich przesyłu, archiwizowania  a nawet prostego księgowania. Tutaj w przeciwieństwie  do oprogramowania działającego offline, faktura papierowa była i jest efektem „ubocznym”. platformy online do wystawiania faktur takie jak fakturownia.pl, międzyfirmami.pl czy rządowy efaktura.gov.pl  są tanią albo nawet  darmową alternatywą dla klasycznych  programów, albo ich uzupełnieniem, wszystko zależy bowiem od tego ile dokumentów w miesiącu wystawiamy. Wychodzi więc na to, że nie tylko potężne korporacje a również mikro przedsiębiorcy, byli tymi, którzy już dawno zrobili ten pierwszy krok ku transformacji cyfrowej swoich biznesów.

Daj sobie i nam jeszcze chwilę i przeczytaj inne artykuły na naszym Blogu i w naszych Aktualnościach.

Sprawdź co mamy dla Ciebie w naszym sklepie internetowym.