Faktury ustrukturyzowane – kolejny krok w stronę digitalizacji przedsiębiorstw

Pandemia ma znaczący wpływ na poziom transformacji cyfrowej polskich firm. Część z przedsiębiorców zdecydowała o przyspieszeniu digitalizacji swojego biznesu, jednak pozostali zostali zmuszeni do cyfryzacji przedsiębiorstwa przez sytuację społeczno-ekonomiczną. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur – to kolejna z dużych zmian prawnych. Polscy przedsiębiorcy niebawem zostaną zobligowani do posługiwania się fakturami elektronicznymi.

„Udostępniając przedsiębiorcom e-fakturę, dołączamy do grona europejskich liderów nowoczesnych e-usług administracji. Polska będzie czwartym krajem UE, który ją wdroży. W 2017 r. zrobiły to Włochy, rok później Hiszpania, a w 2019 r. Portugalia.” – powiedział cytowany w komunikacie wiceminister finansów Jan Sarnowski.

Faktury ustrukturyzowane

E-Faktura to kolejny mechanizm rozliczeń wprowadzany przez Ministerstwo Finansów w ramach cyfryzacji administracji finansowej i podatkowej. Zgodnie z definicją dodaną do słownika pojęć znajdującego się w art. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) faktury ustrukturyzowane – to faktury, które będą wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Korzyści płynące z rozwiązania

Ministerstwo Finansów przedstawiło szereg zalet wynikających z wdrożenia rozwiązania.

• Szybkość – Podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40.
• Bezpieczeństwo – Faktura pozostanie w bazie danych MF i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów.
• Przyspieszenie obrotu – Dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
• Wygoda – E-faktury będą wydawane według jednego wzorca tak, że będą bardzo łatwe w użyciu.
• Standaryzacja – Wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach FK stanie się dużo łatwiejsze.
• Mniej obowiązków – Podatnik nie będzie musiał przechowywać faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia.
• Mniej danych do przesłania – Podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.

“Wdrożenie e-faktur przyniesie dwa bardzo pozytywne skutki dla polskiej gospodarki. Po pierwsze znacznie ułatwi rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Po drugie, przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku, a przez to zwiększy bezpieczeństwo uczciwych firm i posłuży dalszemu zmniejszeniu luki VAT.” – powiedział Jan Sarnowski, wiceminister finansów.

Etapy wprowadzania KSeF

15 listopada 2021 r. Prezydent RP Andrzej Duda podpisał ustawę z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta wprowadza do polskiego systemu podatkowego przepisy normujące zasady funkcjonowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Od 1 stycznia 2022 roku polscy przedsiębiorcy będą więc mogli wystawiać ustrukturyzowane e-faktury przez specjalny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów. W pierwszej fazie wdrażania e-faktury, polscy przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Od tego momentu zyskasz możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Ustrukturyzowane e-faktury będą dobrowolne przez zbliżający się rok. Od początku 2023 roku natomiast wystawianie ich oraz korzystanie z KSeF stanie się już obowiązkowe.

Uchwalono również zmiany w fakturowaniu stanowiące część pakietu SLIM VAT 2. „SLIM VAT 2 to pakiet postulowanych przez rynek uproszczeń i ułatwień w podatku VAT. W jego ramach wdrożyliśmy już w tym roku m.in. zmiany poprawiające płynność firm korzystających z mechanizmu podzielonej płatności, czy też umożliwiające składanie oświadczenia o wyborze opodatkowania nieruchomości bezpośrednio w akcie notarialnym. Ustawa o e-fakturze wprowadza zapowiedziane w ramach pakietu SLIM VAT 2 zmiany w fakturowaniu, które oszczędzą firmom wielu formalności.” – powiedział Jan Sarnowski.

Jak wskazał resort, według nowych regulacji nie trzeba będzie zamieszczać oznaczenia „Duplikat”, gdy pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie, a także nie będzie już obowiązku umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „Faktura korygująca” albo „Korekta”, czy wskazywania przyczyny korekty.

Przebieg procesu

Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny służący do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Przesyłanie dokumentów do systemu KSeF będzie możliwe po uwierzytelnieniu podatnika z pomocą podpisu elektronicznego lub podpisu profilem zaufanym. Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł przesyłać faktury w formacie xml lub konwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Ponadto użytkownik zyska możliwość przeglądania wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych.

– Przebieg procesu po stronie dostawcy

Faktury ustrukturyzowane wystawisz z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów lub przy użyciu programów komercyjnych. Po wprowadzeniu do wybranego systemu danych faktury, nastąpi automatyczne przydzielenie fakturze unikalnego numeru identyfikującego. Ponadto zostanie przeprowadzona weryfikacja zgodności danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Elektroniczną fakturę będzie mógł wystawić każdy podatnik lub osoba upoważniona. Przed rozpoczęciem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, podatnik składa zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego. W zawiadomieniu przekazuje informacje o podmiotach uprawnionych do dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wyjątek stanowić będzie podatnik, który prowadzi jednoosobową działalności gospodarczą, który nie udzielił osobie trzeciej upoważnienia do wystawiania faktur. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego. Odstępstwo stanowi sytuacja, gdy nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

– Przebieg procesu po stronie nabywcy

Decyzja o otrzymywaniu dokumentu w formie faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca (dostawca) nie ma możliwości narzucić tej formy fakturowania automatycznie. Dotychczas udzielona zgoda na wystawianie faktur w formie elektronicznej nie będzie wystarczającą. Wymagane jest osobne porozumienie między stronami i zgoda na nową formę faktur. Na podstawie dotychczasowej zgody dopuszczalne będzie wysyłanie faktur w formie elektronicznej nieustrukturyzowanej. Nie będzie jednak potrzeby na każdorazowe uzyskiwanie zgody na tę formę faktur – jedna wstępna zgoda związana z transakcją jest wystarczająca. Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba dodatkowo przekazywać do nabywcy. Nabywca po zalogowaniu się do systemu będzie miał możliwość jej pobrania.

Ponadto warto zadbać o porządek we własnej dokumentacji, poprzez uzupełnienie systemu księgowego elektronicznym obiegiem dokumentów. Obieg dokumentów nie tylko pozwoli efektywnie zarządzać dokumentacją, ale także ułatwi integracje finansów z innymi obszarami działalności firmy. Wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych usprawniających funkcjonowanie przedsiębiorstwa stanowi obecnie jedną z kluczowych inwestycji w zakresie rozwoju organizacji i jest naturalnym kolejnym krokiem na drodze ku wyższemu poziomowi cyfryzacji.

Zapraszamy do zapoznania się z artykułami w Aktualnościach i na naszym Blogu,

Zachęcamy też do odwiedzenia naszego sklepu internetowego.